Rabu, 24 Juli 2013

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN

A.    Latar Belakang Masalah
Akuntansi sebagai salah satu bidang profesi yang berperan vital dalam sebuah perusahaan dan bisnis, tidak dipungkiri banyak dijadikan acuan dan rujukan dalam pengambilan keputusan bisnis baik yang sifatnya finansial maupun berkaitan dengan manajemen. Kedudukan seorang akuntan benar-benar memiliki posisi yang istimewa karenanya manajemen perusahaan selektif dalam peroses perekrutannya dan penentuan kewengannya juga. Sehingga tidak salah kalau sebagian orang mengatakan salah satu cermin perusahaan terletak pada laporan keuangan perusahaan tersebut, dan semua itu merupakan produk yang dihasilkan oleh seorang akuntan.
Selain itu, seorang akuntan perusahaan khususnya tidak hanya sebatas menghasilkan laporan keuangan perusahaan, namun disisi lain akuntan dituntut untuk menciptakan sistem akuntansi untuk pengendalian internal dalam finansial perusahaan tersebut. Sistem akuntansi yang dihasilkan sebagai bentuk sitematika atau prosedur-prosedur yang ada dalam perusahaan untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menelusuri bukti-bukti historis transaksi setiap bagian dalam perusahaan.
Beriring perkembangannya dunia akuntan yang terus mengalami pemutakhiran sistem yang diterapkan sesuai dengan lini usaha masing-masing, baik yang bersekala besar maupun kecil. Pemutaakhiran sistem bukan semata-mata untuk menemukan hal yang baru melainkan untuk memperbaharui dan sebagai pengendalian yang lebih baik, dengan kata lain evaluasi sistem. Tidak salah kalau setiap perusahaan menggunakan berbagai sistem yang ada dan selalu mengalami perbedaan dengan perusahaan lainnya.
Sistem akuntans yang ada dalam sebuah perusahaan secara simultan akan terus dimutakhirkan sesuai dengan kebutuhan dan kebaikan dalam perusahaan itu sendiri. Sehingga dalam pengembangan sistem tidak terlepas dari adanya temuan-temuan dari simpem yang diterapkan sebelumnya, dengan mengetahui temuan-temuan tersebut dapat dilakukan pengembangan sistem dengan membuat atau merencanakan sistem baru yang akan digunakan pada perusahaan tersebut. Dengan adanya perencanaan pada perbaikan sistem merupakan sebuah alternatif supaya sistem yang akan diperbaiki benar-benar mampu menjawab permasalahan yang ada pada sistem sebelumnya, dan natinya dapat menghasilkan kegunaan yang maksimal.
Maka dari itu, seorang akuntan harus benar-benar membuat desain pada sitem itu sendiri, kemudian bagaimana cara mengimplementasikannya serta yang terakhir, bagaimana sistem tersebut beroprasi dalam sebuah perusahaan.

A.    Rumusan Masalah
Dari makalah yang kami buat dapat ditarik rumusan masalah sebagai batasan pembahasan, yaitu:
1.      Apa yang dimaksud dengan desain sistem?
2.      Bagaimnan proses desain sistem itu dibuat?
3.      Bagaimana implementasi dari perubahan sistem yang ada?
4.      Bagaimana bentuk kongrit operasi sistem tersebut?

B.     Tujuan Masalah
Dengan rumusan maslah diatas maka, dapat kita jelaskan tujuan dari masalah ini adalah sebagai berikut;
1.      Mengetahui apa yang dimaksud dengan disain sistem itu sendiri
2.      Mengetahui dengan detai proses menciptakan desain sistem
3.      Mengetahui bentuk implementasi pada perubahan sistem
4.      Mengetahui hasil desain sistem melalui operasi sistem

PEMBAHASAN
A.    Pengertian Desain Sistem
Ada beberapa pengertian tentang desain sistem menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut;
 1.      Menurut Robert J Versello dan Jon Reuter, desain sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu satuan yang utuh dan berfungsi.
 2.      Menurut Gorge M Scotf , desain sistem merupakan  bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan.

3.      Mnurut John Burch dan Gary Grudnlskl, desain sistem sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
4.      Menurut Dahlan Zuhri, desain sistem merupakan proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasakan rekomendasi hasil analisis sistem.
Dari berbagai pengertian diatas semuanya membawa kearah penggabaran dan membuatan sebuah sistem dengan berbagai bentuk namun yang terpenting hakekat dari fungsi yang diharapkan tetap utuh sesuai dengan tujuan awal. Dengan melakukan penggambaran perencanaan, artinya perusahaan membuat gambaran tentang bagaimana sistem itu akan didesain sesuai dengan rencana  dan prosedur yang telah ditetapkan sehingga tidak keluar dari fungsi-fungsi setiap elemen yang ada dalam elemen sistem tersebut.
Dengan demikian dapat diartikan desain sistem merupakan peroses terstruktural yang dimulai dengan melakukan penggambaran dan perencanaan terhadap sebuah elemen sistem yang ada dalam perusahaan dengan berbagai bentuk dan fungsi yang diharapkan menghasilkan tingkat efektifitas dan efesiensi dengan manfaat yang maksimal. Sehingga dengan adanya desain bertujuan untuk  memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Macam-macam desain sistem:
1.      Desain Konseptual Sistem
Desain ini merupakana proses pengembangan membuat sebuah kerangka kerja umum untuk mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam tahap analisis. Terdapat tiga langkah dalam desain konseptual sistem yaitu:
a.       Mengevaluasi berbagai alternatif desain
b.      Menyiapkan spesifikasi desain
Dalam menyiapkan spesifikasi desain terdapat beberapa elemen yang harus dikembangkan, yaitu:
1)      Output
2)      Penyimpanan data
3)      Input
4)      Prosedur dan operasi pemerosesan
c.       Membuat laporan desain konseptual sistem
Pembuatan laporan desain konseptual sistem adalah 1) memberi petunjuk pada aktifitas desain sistem, 2) mengkomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak manajemen dan  para pemakai akan dipenuhi., 3) membantu komite pelaksana menilai kelayakan sistem.
2.      Desain fisik sistem
Desain fisik sistem merupakan proses pengembangan secara fisik pada sistem itu sendiri. Adapun yang termasuk desain fisik sistem adalah sebagai berikut;
a)      Desain output, dengan tujuan untuk menetapkan sifat, format, isi dan waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar.
Adapun laporan yang dihasilkan adalah
1)      laporan terjadwal, memiliki isi format yang telah ditentukan terlebih dahulu dann dibuat secara teratur. Contoh laporan kinerja bulanan
2)      laporan analisis untuk tujuan khusus, tidak memiliki isi atau format yang ditentukan terlebih dahulu dan tidak dibuat secara teratur.
3)      Laporan pengecualian khusus, memiliki isi format  yang telah ditentukan terlebih dahulu, tetapi dibuat hanya sebagai respon atas kondisi yang tidak biasa.

4)      Laporan permintaan, memiliki isi dan format yang telah ditentukan terlebih dahulu, tetapi dibuat hanya berdasarkan permintaan.
b)      Desain file dan data base
c)      Desain Input (desain formulir dan desain layar kompuer)
d)     Desain program, dalam desain program terdiri dari 8 tahapan
1)      Tetapkan kebutuhan pemakai
2)      Mengembangkan rencana
3)      Menulis perintah program
4)      Menguji  program
5)      Mendokumentasikan program
6)      Latih para pemakai program

7)      Memasang sistem
8)      Menggunakan dan mengubah sistem
e)      Desain prosedur
f)       Desain Pengendalian
g)      Laporan Desain Fisik Sistem
B.     Implenentasi Sistem
Secara definitif implementasi sistem adlah proses pemasangan hardware dan software serta membuat sistem informasi akuntansi jadi dan dapat berjalan. Sedangkan tahapan implementasi sistem merupakan suatu proses pengenalan sekaligus penerapan sistem informasi yang baru dibuat dan juga merupakan suatu pengembangan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan setelah tahap perencanaan sistem selesai dilksanakan.
1.      Penerapan rencana imlpementasi
Agar kegiatan implementasi nantinya dapat beroprasi dengan yang diharapkan, maka rencana implementasi dengan demikian merupakan kegiatan awal dari tahap imlpementasi sistem. Rencana implementasi sistem dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi.
Beberapa faktor yang menurunkan peluang keberhasilan implementasi dan rencana pengembangan sistem yaitu;
a)      Rencana untuk perubahan organisasi
b)      Persiapan lokasi
c)      Memilih dan melakukan pelatihan pada personel
d)     Adanya dokumentasi yang lengkap, ada tiga jenis dokumentasi yang harus dibuat untuk sistem baru, yaitu;
1)      Dokumentasi pengembangan tentang sistem informasi akuntansi yang baru.
2)      Dokumentasi operasi mencakup jadwal operasi
3)      Dokumentasi pemakai, bagaimana pemakai mengoperasikan sistem informasi akuntansi baru tersebut.
e)      Melakukan pengujian terhadap sistem, untuk pengujian pada sistem yang baru dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu;

1)      Peninjauan langsung, tinjauan tahap pertahap atas logika prosedur atau program
2)      Pemerosesan transaksi uji, apakah sistem operasi sesuai dengan yang telah diharapkan
3)      Uji penerimaan, berapa salinan dari transaksi dan catatan file yang sesungguhnya.
2.      Konversi Sistem
Konversi merupakan proses perubahan dari sistem informasi akuntansi yang lama ke yang baru. Beberapa elemen yang harus dikonversi yaitu; hardware, software, file data, dan prosedur. Proses selesainya ketika sistem informasi akuntansi yang baru telah menjadi bagian yang rutin dan berjalan pada sistem.
            Dalam melakukan konversi data ada dari sistem lama ke sistem yang baru dapat dilakukan dengan berbagi pendekatan diantarannya:
a)      Konversi langgsung, dengan menghentikan sistem lama diganti dengan yang baru diperkenalkan.
b)      Konversi paralel, menjalankan sistem yang lama dan secara simultan selama satu periode waktu tertentu.
c)      Konversi bertahap, melakukan pergantian sistem yang lama dengan yang baru dengan melalui tahapan-tahapan.
d)     Perubahan perintis, mengimplementasikan suatu sistem hanya pada satu bagian dari organisasi.
C.    Operasi Sistem
Dalam operasi sistem yang ini dilakukan terhadap apa yang telah direncanakan sebelumnya dari sistem yang baru dibuat dan dilanjutkan dengan adanya implemtasi atau sebagai proses uji coba kelayakan dan kecocokan akan sistem baru yang ada. Operasi sistem merupakan tahapan akhir yang dilakukan dan dikatakan sebagai hasil dari proses pengembangan suatu sistem, karena pada opersi sistem menampilkan sistem baru yang sudah cocok digunakan oleh sebuh perusahaan.

Dalam operasi sistem ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.      Kemampuan SDM dalam menjalankan sistem baru
2.      Pengendalian terhadap sistem operasi yang baru
3.      Manajemen pengelolahan sistem baru yang mumpuni

4.      Tingkat efektifitas dan efesiensi yang terus diperhatikan
5.      Manfaat dan dampat signifikan yang dihasilkan oleh sitem baru
Dengan demikian berakhirlah proses desain, implementasi pada sebuah sistem baru yang dibuat oleh seorang akuntan dalam sebuuah perusahaan yang diakhiri dengan pengoprasian sistem itu sendiri.
PENUTUP
1.      Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat kami tarik dari penjelasan diatas adalah sebagai berikut:
a.       Desain sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu satuan yang utuh dan berfungsi.
b.      Dalam proses pembuatan sistem diawali dengan perencanaan pembuatan desain sistem, kemudian dilanjutkan dengan melakukan implementasi dan diakhiri dengan pengoprasian sistem itu sendiri.
c.       Hasil utama dari pembuatan sistem baru adalah bagaimana sistem tersebut dapat meksimal dalam perusahaan sehingga dapat meningkatkat tingkat efektifitas dan efesiensi perusahaan.
2.      Kritik dan Saran
a.       Pembuatan desain sistem tidak dikuti dengam implementasi dan pengoprasian yang maksimal
b.      Sistem tidak perlu bagus secara fisik yang terpenting kualitas yang diberikan mumpuni
c.       Perbaharuan sistem harus dilakukan dengan tingkat ketelian yang tinggi

Daftar pustaka
Hall A. James, 2009, Sistem Informasi Akuntansi 2, Salemba Empat, Jakarta.
Romney B Marshall, 2005, Sistem Informasi Akuntansi 2, Salemba Empat, Jakarta.
http//:www.elearning.gunadarma.ac.id

0 komentar:

Posting Komentar